이벤트코디 매뉴얼

코디네이터역할: event_coord

BCD(비즈 콜라보 데이) 준비·실행 총괄 PD. 팀빌딩·리셉션·BNI 게임 주관. 성장코디와 협업하여 챕터 성장 이벤트를 기획·홍보

이벤트 코디네이터 매뉴얼

1. 이벤트 코디네이터의 역할과 책임

의장과 ST를 돕고, 챕터 내·지역 사회에서 이벤트 코디네이션과 프로모션을 담당합니다. 임기 6개월(리더십팀과 동일). ST가 이벤트 코디네이터를 선택하여 협업이 원활하도록 합니다.

1) 이벤트 코디네이터의 책임

  • BCD(Business Collaboration Day) 준비·실행
  • 워크샵 등 팀빌딩 활동 주관
  • 지역 박람회 연락 담당
  • 지역 이벤트 멤버 참가 홍보·등록 지원
  • 지역 다른 챕터와의 합동 행사 조정
  • 상공회의소 행사 공지·홍보
  • 컨퍼런스/북투어 이벤트 준비위원회 참여
  • BNI 게임 절차 진행
  • 특별 프로젝트 시 리더십팀·디렉터 지원

2. 비즈 콜라보 데이 (BCD)

이벤트 코디네이터는 BCD의 총괄 PD 역할. 성장코디네이터와 협업하여 리퍼럴 파트너 후보자를 선별·초대합니다.

BCD 기본 규칙

  • 적어도 60일 전 지역 오피스와 함께 계획
  • 초청장: SNS 또는 이메일 (샘플 메시지는 디렉터에게 문의)
  • 비지터 식사비 본인 부담 원칙
  • 이벤트코디가 총괄, 성장코디는 리퍼럴 파트너팀 구축 코칭
  • 정규 미팅처럼 진행 + 디렉터 10분 피쳐 프리젠테이션
  • BCD 준비는 정규 미팅 종료(8:30) 이후 진행

4주 프로젝트 가이드

Week 1:

  • BCD 이유·목표 발표
  • 멤버당 25~40통 초대장 발송 약속
  • 날짜 확정, 2시간 진행 안내
  • 양식 배포: 인맥찾기, 개인별 예상 리스트, 컨택트 스피어 작업표
  • BCD 파트너 배정 (상대 초대리스트 확인·비지터 확인전화)

Week 2:

  • 초대 리스트 출력 (이름/회사/전문분야)
  • 멤버별 초대 인원·이름 확인 → 미팅에서 보고
  • 초대 리스트 BCD 파트너와 교환
  • 첫 번째 확인전화 실시
  • 초대 스킬: "제가 활동하는 훌륭한 사업가들의 모임이 있는데 정기적으로 고객을 소개하고 협업할 수 있는 OOO분야를 찾습니다"
  • 주의: 비즈니스 네트워크, 조찬, 매주, 회비, 인터뷰, 출석규정 등 멘트 금지

Week 3:

  • BCD 파트너가 두 번째 확인 전화 → 최종 비지터 명단 확정
  • 디렉터 미팅 참석하여 BCD 의제 설명
  • BCD는 평소 90분보다 많은 2시간 배정
  • 모든 멤버 미팅 시작 1시간 전 도착, 30분 전에 환영 배치

Week 4 (당일):

  • 전날 오전 확인 연락 (주차 안내 등 구체적 정보, "내일 오시나요?" 금지)
  • 당일 아침 5시 확인 문자
  • BCD 업무분장: 도어퍼슨/비지터호스트팀/식전안내/마이크도우미/ST팀/피쳐프리젠터/이벤트팀/멤버십위원회/전체 멤버

개인별 미니 BCD

  • 신규 멤버 가입 후 6주 이내 개최
  • 성장코디에게 초대 리스트+상위 10개 직업군 리스트 수령
  • 5주차에 실행, 참석자·미참석자 모두 후속 전화

집중 BCD

  • 17주간 실행, 상위 10개 분야를 채우는 전략
  • 3주에 한 번 연속 진행 (5주차→8주차→11주차→14주차→17주차)
  • 매회 2개 선호 전문분야에 집중 초대

3. 팀빌딩 (Team Building)

  1. 3월/9월 비전 워크샵: 신규 LT 임기 전 챕터 비전·6개월 목표 설정
  2. 신규멤버 입회식: 꽃다발, 행사 음악, 박수 세례+하이파이브, 사진·동영상 선물
  3. 멤버 생일 파티: 매달 첫째 주에 해당 월 생일 멤버 축하
  4. 탈퇴 멤버 인사: 적절한 경우 동료 멤버에게 인사하는 기분 좋은 마무리

4. BNI 게임

의장과 상의하여 미팅 자극제 매뉴얼 또는 BNI 게임 가이드에 맞춰 미팅에 재미를 더하는 이벤트 진행

5. 챕터 리셉션 업무 가이드

  • 최소 6주 전 계획
  • 사전 리셉션 티켓 발행
  • 지역 다른 챕터와 조인트 리셉션 권장
  • 비지터 초대에 집중
  • 비지터 명찰 제공, 상품 준비, 브로셔 테이블 마련
  • 테이블·의자 수 제한 (교류 목적)
  • 짧은 네트워킹 연습 (명함 빙고 등)

6. 이벤트 코디네이터 체크리스트

미팅 전

  • (선택) 매달 첫째 주 생일 멤버 파악·이벤트 준비
  • BCD 진행 중인 경우 단계별 준비
  • 의장과 미팅자극제/BNI 게임 진행 여부 확인

미팅 당일

  • LT 브리핑 및 업데이트
  • 챕터 이벤트 공지
  • 진행 중인 챕터·개인 BCD 점검
  • BNI 게임 준비

미팅 중

  • LT 소개인사
  • BNI 게임 진행
  • 진행 중인 챕터·개인 BCD 점검
  • 공지시간에 챕터 이벤트 공지 및 BCD 관련 안내·트레이닝
  • (선택) 매달 첫째 주 멤버 생일 파티

이 역할의 체크리스트

매달

  • 이벤트 기획비지터데이/챕터의날 등 이벤트 기획
  • 예산 확인ST와 이벤트 예산 협의
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